Ostaminen IndoorGardenilta julkisena toimijana

Tämä sivu on tarkoitettu päiväkodeille, kouluille, kirjastoille, kunnille ja valtion laitoksille, jotka haluavat ostaa meiltä älypuutarhoja, kasvilaatikoita tai siemeniä. Siihen on koottu tiedot, joita hankinta-asiakirjoihin yleensä tarvitaan: miten tarjoukset ja laskut toimivat, mitä arvonlisäveroa sovelletaan, miten hoidamme verkkolaskut, toimittajatietomme sekä mitä tuoteturvallisuudesta ja sovelluksesta on hyvä tietää. Jos kysymykseenne ei löydy vastausta täältä, soittakaa tai kirjoittakaa meille, niin vastaamme 1 arkipäivän kuluessa.

Pienhankinnat ja omat hankintaohjeenne

Muutaman puutarhan tilaus maksaa yleensä sadasta eurosta parin tuhannen euroon. Se on selvästi alle Viron, Suomen, Latvian ja Liettuan kansallisten hankintojen kynnysarvojen, joten useimmiten kilpailutusta ei tarvita. Tämän kokoiset hankinnat tehdään yleensä organisaationne omien sisäisten hankintaohjeiden mukaan, kuten virolaisen koulun tai kunnan hankekord-ohjeen mukaan. Jotkin ohjeet edellyttävät tarjousten vertailua tai kirjallisen tarjouksen arkistointia, toisiin riittää lasku.

Emme voi kertoa, mitä omat ohjeenne edellyttävät, joten tarkistakaa ne tai kysykää organisaatiossanne hankinnoista vastaavalta henkilöltä ennen tilaamista. Voimme kuitenkin tehdä paperityöstä helppoa. Kirjallinen tarjouksemme on päivätty, voimassa 30 päivää ja näyttää jokaisen rivin arvonlisäveron kanssa ja ilman, joten voitte arkistoida sen vertailutarjouksena.

Näin tilaaminen toimii

1. Lähettäkää meille tarjouspyyntö, jossa ovat tuotteet, määrät, toimitusosoite ja määräaikanne.
2. Lähetämme kirjallisen tarjouksen, voimassa 30 päivää, jossa ovat hinnat, arvonlisävero, toimituskulut ja toimitusaika, jonka voimme vahvistaa.
3. Vahvistatte tilauksen sähköpostitse tai lähetätte oman tilauslomakkeenne, jossa on tilausnumeronne tai viitteenne.
4. Pakkaamme ja toimitamme. Varastossa olevat tuotteet lähtevät Tallinnan varastostamme 1 arkipäivän kuluessa.
5. Lähetämme laskun tilauksen mukana, maksuaika 30 päivää.

Ennakkomaksua ei ole. Kertokaa meille tilausnumeronne, kustannuspaikkanne tai tilauksen tehneen henkilön nimi, niin merkitsemme sen laskuun. Se helpottaa taloushallintonne työtä laskun kohdistamisessa.

Verkkolaskut

Virolaiset julkiset toimijat ovat vastaanottaneet laskuja vain verkkolaskuina vuodesta 2019, ja lähetämme omamme samalla tavalla. Antakaa meille tarjouspyynnössä organisaation rekisterinumero ja verkkolaskuosoitteenne, jos teillä on sellainen. Suomessa, Latviassa ja Liettuassa julkiset toimijat odottavat myös verkkolaskuja, joten niiden julkisille ostajille järjestämme verkkolaskun pyynnöstä ja vahvistamme tarjouksessa, tavoitammeko kanavanne. Jos emme tavoita, kerromme sen ennen kuin tilaatte.

Arvonlisävero julkisille toimijoille

Virolaiset päiväkodit, koulut, kunnat ja valtion laitokset maksavat näistä tavaroista aina Viron 24 %:n arvonlisäveron. Jos organisaationne on toisessa EU-maassa ja sillä on voimassa oleva ALV-tunniste, jonka voimme vahvistaa VIES-järjestelmästä, lasku laaditaan ilman Viron arvonlisäveroa yhteisömyyntinä, ja te tilitätte arvonlisäveron omassa maassanne. Jos organisaatiollanne ei ole ALV-tunnistetta, veloitetaan oman maanne arvonlisävero, esimerkiksi Suomessa 25,5 % tai Latviassa 21 %. Olemme rekisteröityneet EU:n arvonlisäveron yhden luukun järjestelmään (OSS) ja tilitämme veron maanne veroviranomaiselle. Älkää odottako 0 %:n laskua pelkästään siksi, että olette julkinen toimija. Tämä on yhteenveto eikä veroneuvontaa. Lisätietoja on yrityssivullamme.

Toimittajan tiedot

Kopioikaa nämä toimittajarekisteriinne tai hankinta-asiakirjoihinne.

Tuoteturvallisuus ja CE

Myymämme LetPot-puutarhat toimivat pakkauksessa olevalla EU-pistokesovittimella, ja niissä on LED-valo ja pieni pumppu, joka kierrättää vettä puutarhan omassa säiliössä. Mitään ei liitetä vesijohtoverkkoon. Vain LetPot Max ottaa vettä ulkoisesta säiliöstä, joka sijoitetaan puutarhaa alemmas. Materiaalit vaihtelevat malleittain: Mini on hartsia, Air ABS-muovia, Lite ABS-muovia, jossa on BPA-vapaasta hartsista valmistettu sisäseinä, ja Senior ruostumatonta 304-terästä ja ABS-muovia.

Jos organisaationne tarvitsee jonkin mallin CE-dokumentaation tai vaatimustenmukaisuusvakuutuksen, kysykää meiltä ennen tilaamista, niin lähetämme teille sen, mitä valmistaja toimittaa. Valmistajan käyttöohjeita ei ole saatavilla viroksi, suomeksi, latviaksi eikä liettuaksi, joten vastaamme mielellämme käyttöönotto- ja hoitokysymyksiin puhelimitse tai sähköpostitse.

Päiväkodissa tai koulussa puutarha kannattaa sijoittaa tukevalle alustalle, pitää pistoke, pistorasia ja johto lasten ulottumattomissa ja antaa aikuisten hoitaa vesi ja pienet kasvikorit. Päiväkodeille ja kouluille tarkoitetulla sivullamme on luettelo lapsille turvallisista kasveista ja puhdistusohje.

Huomio tiedoista ja sovelluksesta

LetPot-puutarhat yhdistetään Wi-Fin kautta LetPot-sovellukseen, joka asettaa valoaikataulun ja pumppujakson ja lähettää muistutuksia, kun vesi on vähissä. Sovelluksen julkaisija on yritys Shenzhenissä Kiinassa. App Storen tietosuojamerkinnässä julkaisija ilmoittaa, että tunnisteita käytetään seurantaan, ja sovelluksen ikäraja on 18+. Tietoja käsittelee LetPot, ei me, emmekä voi vahvistaa, missä niitä säilytetään. Emme väitä, että sovellus olisi GDPR:n mukainen.

Jos tämä on organisaatiollenne tärkeää, käytännön neuvomme on luoda sovellustili yhteisellä työsähköpostilla eikä opettajan yksityisellä osoitteella, yhdistää puutarha vieras- tai laiteverkkoon, jättää kuvapäiväkirja käyttämättä ja pitää sovellus vain henkilökunnan käytössä. Emme ole vielä varmistaneet, jatkavatko puutarhat viimeisimmän aikataulunsa mukaan ilman Wi-Fi-yhteyttä. Jos haluatte välttää sovelluksen kokonaan, CitySens-vertikaalikasvilaatikko digitaalisella kastelusäätimellä toimii ilman Wi-Fiä.

Virhevastuu ja varaosat

Jokaisella tuotteella on 2 vuoden EU:n lakisääteinen virhevastuu, jonka hoidamme itse Tallinnassa, joten asioitte yhden toimittajan kanssa ettekä ulkomaisen valmistajan. Pidämme varaosia varastossa: LetPot-pumppuja, EU-virtalähteitä, vaihtovalopaneeleja, sieni- ja kasvatuskuppisarjoja sekä ravinteita. Vaihtopumppu maksaa 14,99 € ja virtalähde 19,99 €, joten pieni vika ei muutu uudeksi hankinnaksi.

Pyydä tarjous

Täyttäkää lomake, niin lähetämme kirjallisen tarjouksen, joka on voimassa 30 päivää. Jos tiedätte jo tuotteet, luetelkaa ne määrineen. Jos ette, kuvailkaa tila ja ryhmä, niin ehdotamme kokoonpanoa.

Verkossa toimiva tarjouslomakkeemme on tulossa pian. Siihen asti lähettäkää pyyntönne sähköpostitse osoitteeseen info@indoorgarden.ee alla olevin tiedoin, niin vastaamme 1 arkipäivän kuluessa.

• Organisaation nimi
• Organisaation tyyppi
• Maa
• Rekisterinumero
• ALV-tunniste (valinnainen)
• Yhteyshenkilö
• Sähköposti
• Puhelin
• Mitä tarvitsette (tuotteet ja määrät)
• Toimituksen määräaika
• Toimitus yhteen vai useaan osoitteeseen
• Verkkolaskuosoite tai laskutussähköposti
• Viesti

Usein kysytyt kysymykset

Täytyykö meidän järjestää kilpailutus?

Tämän kokoisessa tilauksessa yleensä ei. Nämä hankinnat ovat selvästi alle Viron, Suomen, Latvian ja Liettuan kansallisten kynnysarvojen. Organisaationne omat hankintaohjeet ovat silti voimassa, joten tarkistakaa ne ennen tilaamista.

Voitteko lähettää kirjallisen tarjouksen vertailuasiakirjojamme varten?

Kyllä. Tarjous on päivätty, voimassa 30 päivää ja näyttää jokaisen rivin arvonlisäveron kanssa ja ilman sekä toimituskulut ja toimitusajan.

Täytyykö meidän maksaa etukäteen?

Ei. Julkiset toimijat saavat laskun tilauksen mukana ja maksavat 30 päivän kuluessa.

Voitteko lähettää verkkolaskun?

Kyllä, virolaisille julkisille toimijoille. Suomessa, Latviassa ja Liettuassa toimiville organisaatioille järjestämme sen pyynnöstä ja vahvistamme tarjouksessa, tavoitammeko verkkolaskukanavanne.

Voitteko merkitä tilausnumeromme tai viitteemme laskuun?

Kyllä. Kirjoittakaa se tarjouspyyntöön tai tilaussähköpostiinne.

Olemme virolainen kunta. Maksammeko arvonlisäveroa?

Kyllä, Viron 24 %:n arvonlisäveron. Virolaisille ostajille ei ole arvonlisäverotonta vaihtoehtoa.

Olemme latvialainen julkinen toimija ilman ALV-tunnistetta. Mitä arvonlisäveroa sovelletaan?

Latvian arvonlisävero, tällä hetkellä 21 %. Olemme rekisteröityneet EU:n arvonlisäveron yhden luukun järjestelmään (OSS) ja tilitämme veron Latvian veroviranomaiselle. Jos organisaatiollanne tai kunnallanne on EU:n ALV-tunniste, joka on voimassa VIES-järjestelmässä, lasku laaditaan sen sijaan ilman Viron arvonlisäveroa.

Onko tuotteissa CE-merkintä?

Pyytäkää meiltä harkitsemanne mallin CE-dokumentaatio tai vaatimustenmukaisuusvakuutus, niin lähetämme teille ennen tilaamista sen, mitä valmistaja toimittaa.

Onko sovellusta turvallista käyttää julkisessa organisaatiossa?

Sovellusta ylläpitää LetPot, Kiinassa toimiva yritys, emmekä voi vahvistaa, missä sen tietoja säilytetään tai että se on GDPR:n mukainen. Käyttäkää yhteistä työsähköpostia ja vierasverkkoa ja pitäkää sovellus henkilökunnalla. Jos haluatte toimia ilman sovellusta, valitkaa CitySens-kasvilaatikko digitaalisella ajastimella.

Onko käyttöohjeita saatavilla viroksi, suomeksi, latviaksi tai liettuaksi?

Valmistajalta ei. Vastaamme käyttöönotto- ja hoitokysymyksiin puhelimitse ja sähköpostitse.

Kuinka kauan toimitus kestää?

Varastossa olevat tuotteet lähtevät Tallinnan varastostamme 1 arkipäivän kuluessa. Toimitusaika osoitteeseenne riippuu maasta ja kuljetusyhtiöstä, ja vahvistamme sen tarjouksessa.

Entä jos puutarha lakkaa toimimasta?

Ottakaa yhteyttä osoitteeseen klienditugi@indoorgarden.ee. Hoidamme 2 vuoden EU:n lakisääteisen virhevastuun itse ja pidämme varaosia varastossa Tallinnassa.

Voiko joku auttaa meitä käyttöönotossa?

Kyllä. Tarjoamme käyttöönottopuhelun verkossa ja Tallinnan alueella sopimuksen mukaan käyttöönottokäynnin.

Valmiina lisäämään sen suunnitelmaanne?

Lähettäkää tarjouspyyntö, niin vastaamme 1 arkipäivän kuluessa. Tai soittakaa meille ensin, jos haluatte käydä kokoonpanon läpi ennen kuin mitään kirjataan suunnitelmaanne.